Asiakirjajulkisuuskuvaus

Selvitys asiakirjajulkisuuden toteutumisesta (Tiedonhallintalaki § 28)
Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista sekä asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti.
Euran kunta muodostaa laissa mainitun tiedonhallintayksikön.
Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää loogista tai fyysistä kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa kuntalaisille yleiskuvaus Euran kunnan asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta. Lisäksi kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle, sekä yksilöimään tietopyynnön sisältö julkisuuslain (621/1999) edellyttämällä tavalla. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa kunta käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja kunnalla on, palvelee hallinnon avoimuutta.

Ohjeita tietopyynnön tekemiseen

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyynnössä tulisi yksilöidä mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko helpottavat hakua huomattavasti. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti suullisesti, sähköpostitse tai kirjeitse.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Henkilötietoihin liittyvät tietopyynnöt pyydämme edelleen toimittamaan niitä varten laadituilla lomakkeilla:

Tarkastuspyyntö
Oikaisuvaatimus
Poistamisvaatimus

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat
Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Yhteystiedot:
Euran kunta
Sorkkistentie 10
27510 Eura
Puhelin 02 839 901
Sähköposti kirjaamo@eura.fi

Tietosuojavastaava:
Taina Suomi taina.suomi@eura.fi

Huom! Satakunnan hyvinvointialue aloitti toimintansa 1.1.2023. Sosiaali- ja terveyspalveluita koskevat tieto- ja tarkistuspyynnöt ym. tulee toimittaa hyvinvointialueen kirjaamoon os. kirjaamo@sata.fi
Sairaalantie 3 28500 PORI, puh. 044 707 7781

Asiarekisterit ja tietovarannot

• Asuminen ja isännöinti (Kiinteistö Oy Kauttuanpuisto) (Käyttötarkoitus: kunnan kiinteistöjen avainhallinta)

• Elinkeino-, yritys- ja maaseutupalvelut (Käyttötarkoitus: yhteydenpito yritysten kanssa)

• Hallinto- ja henkilöstöpalvelut (Käyttötarkoitus: lakisääteisten hallinnollisten tehtävien asiankäsittely, henkilöstön rekrytointi, vaalien järjestäminen)

• Ympäristö (Käyttötarkoitus: lakisääteiset kunnalle määrätyt tiedottamis- ja kuulemisvelvollisuudet, viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävät ja muu viranomaistoiminta, kunnan kiinteistöjen autopaikkojen hallinta ja asiakassuhteet)

• Koululais- ja opetustoiminta (Käyttötarkoitus: oppilas- ja opiskelijahallinnon hoitaminen, lain mukaisen opiskeluhuollon palvelujen järjestäminen ja toteuttaminen, sähköposti- ja yhteistyöpalvelun käyttäjätietojen ylläpito)

• Kulttuuri (Käyttötarkoitus: yhteydenpito yhdistysten ja yhteistyökumppaneiden kanssa, yhdistysten ilmoitusten julkaisu kunnan verkkosivuilla, paikallisen valokuva-, asiakirja-aineiston sekä henkisen perinteen keruu, tallentaminen ja asettaminen tutkimuksen ja muun käytön ulottuville.)

• Nuoriso- ja hyvinvointipalvelut (Käyttötarkoitus: nuorisotyön asiakashallintaan, tilastointiin ja raportointiin.)

• Rakennusvalvonta (v.1999 asti Paperiaineistona rakennusluvat; luvan hakijan nimi, osoite ja kiinteistön nimi) (Käyttötarkoitus: rakennusvalvonta)

• Talouspalvelut (Käyttötarkoitus: palkan- ja palkkioiden maksatus, kunnan talouden suunnittelu, seuranta ja toimeenpano)

• Vesihuolto (Käyttötarkoitus: vesihuollon asiakaspalvelu ja laskutus, vesipostien avainhallinta)